Limited Şirketlerde Online Müdürler Kurulu Toplantısı Yapabilmek İçin Uyulması Gereken Esaslar

Bilindiği üzere, limited şirketler müdürler tarafından yönetilir ve temsil olunur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu3(TTK)4 müdürlerin birden fazla olmaları durumunda, onların bir kurul olduğunu belirterek anonim şirketteki yönetim kuruluna özgü bir işleyiş kuralını hükme bağlamıştır. Buna göre, limited şirketin birden fazla müdürü bulunduğu takdirde, bunlar müdürler kurulunu teşkil eder ve müdürlerden biri, şirketin ortağı olup olmadığına bakılmaksızın, genel kurul tarafından “müdürler kurulu başkanı” olarak atanır (TTK, m.624/f.1). TTK’da müdürler kurulu toplantılarının online yapılmasına da imkan sağlanmıştır. Kanunun 1527. maddesine göre, müdürler kurulu toplantısı tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı müdürlerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım müdürlerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Ancak, bunu temin için, her şeyden önce, bu hususun şirket sözleşmesinde düzenlenmiş olması gerekmektedir (TTK,

m.1527/f.1).

 

TTK, elektronik ortam üzerinden yapılacak müdürler kurulu toplantılarında oyun gerçek sahibi tarafından kullanılmasına ve uygulamaya ilişkin kuralların Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılacak bir Tebliğle düzenleneceğini öngörmüştür (TTK, m.1527/f.6). Gümrük ve Ticaret Bakanlığı da bu yetkiye istinaden elektronik ortamda yapılacak müdürler kurulu toplantılarına ilişkin usul ve esasları “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ5 (EOYKT)” ile düzenlemiştir. İşte bu çalışmamızda müdürler kurulu bulunan ve de müdürler kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapmak isteyen limited şirketlere yol göstermesi bakımından bu konuda uyulması gereken usul ve esaslar üzerinde durulacaktır.

 

Online Müdürler Kurulu Toplantısı İçin Şirket Sözleşmesine Hüküm Konulması

 

TTK’nın 1527. maddesi uyarınca müdürler kurulu toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak limited şirketlerin sözleşmesinde aşağıda belirtilen hükmün yer alması zorunludur(EOYKT, m.6): “Şirketin müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527. maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”

 

Online Müdürler Kurulu Öncesinde Yerine Getirilecek Hususlar

 

Limited şirketlerde müdürler kurulu toplantılarına isteyen müdürler Elektronik Toplantı Sistemi6 (ETS) aracılığıyla elektronik ortamda katılabilirler. Müdürlerden herhangi birisinin toplantıya fiziken katılacağını beyan etmemesi halinde toplantı tamamen elektronik ortamda da yapılabilir( EOYKT, m.5).

Limited şirketler, bu amaçla kurup işletecekleri Elektronik Toplantı Sistemine ilişkin üstlenmiş oldukları her türlü işlemi ve yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla destek hizmeti alımı da yapabilirler (EOYKT, m.13).

 

Müdürler kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılmaya imkan tanıyan limited şirketlerde, toplantı çağrıları ilgili düzenlemeleri uyarınca yapılır. Çağrı ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime hazır bulundurulur(EOYKT, m.9/f.1).

 

Toplantıya katılma hakkı bulunan müdürler, şirketin internet sitesinde hazır bulundurulacak elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin Kayıtlı Elektronik Posta7 (KEP) hesabına iletirler(EOYKT, m.9/f.2).

 

Şirket, iletilen bu talepleri aldıktan sonra talepte bulunan kişinin toplantı anında Elektronik Toplantı Sistemine erişmesi için gerekli tanımlamaları yapar ve hak sahibinin KEP hesabına bu durumu bildirir(EOYKT, m.9/f.3). Dileyen limited şirketler, müdürler kurulu toplantılarına ilişkin olarak yukarıda belirtilen usuli işlemlerden farklı esaslar da belirleyebilirler. Bunun için şirket müdürler kurulunun bu yönde karar alması zorunludur( EOYKT, m.9/f.4).

 

Online Müdürler Kurulu Toplantısına Katılım, Görüş Bildirme ve Oy Verme

 

Elektronik Toplantı Sistemi, toplantıya elektronik ortamda katılmayı beyan eden müdürlerin girebilmesi için toplantı çağrısında belirtilen gün ve saatten bir saat önce erişime açılır. Elektronik Toplantı Sisteminin açılması ile birlikte toplantıya elektronik ortamda katılmayı beyan eden hak sahipleri güvenli elektronik imzalarıyla sisteme giriş yaparlar(EOYKT, m.10/f.1).

 

Hak sahibi müdür, elektronik ortamda katıldığı toplantıda ilgili gündeme ilişkin görüşlerini Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden yazılı veya sesli olarak iletir(EOYKT, m.10/f.2). Toplantıya elektronik ortamda katılan müdürler, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ilgili gündem maddesini Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden oylarlar. Oylama sonucu ve varsa muhalefet beyanları Başkan tarafından toplantı tutanağına ve/veya ilgili karara eklenir(EOYKT, m.10/f.3).

 

Ets’nin Uygunluğunun Yetkili Kuruluşlara Tespit Ettirilmesi Zorunluluğu

 

Müdürler kurulu toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak olan limited şirketler Elektronik Toplantı Sisteminin Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’e uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA8 sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden birisine tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür(EOYKT, m.14/f.1). Teknik raporun aynı işlemler tekrarlanarak iki yılda bir yenilenmesi zorunludur. Ancak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun daha kısa bir sürede de alınmasını isteyebilir(EOYKT, m.14/f.3).

 

Yukarıda sayılan kurumlar tarafından düzenlenecek Teknik raporda, Elektronik Toplantı Sistemi’nin asgari olarak;

a) ISO 27001’e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması alt yapısına sahip olduğu,

b) Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama uygulamalarının, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na ve ikincil düzenlemelerle belirlenen standartlara uygun olduğu,

c) 5070 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemelerle belirlenen standart ve kriterlere uygun olarak verilerin uzun dönemli arşivlenmesine imkan tanıdığı,

ç) Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından ve diğer destek hizmeti veren şirketler tarafından oluşturulan platform veya bilişim sisteminin MERSİS’e ve ilgili diğer veri tabanlarına entegrasyonu sağlayacak yeterlikte olduğu, şirketlerin kendilerinin kurdukları bilişim sisteminin ise tescili gerekli belgeleri bu veri tabanlarına iletebilecek nitelikte olduğu, gibi hususların tespitini içermesi gerekir(EOYKT, m.14/f.4).

 

Limited şirketler, Elektronik Toplantı Sistemine ilişkin üstlenmiş oldukları her türlü işlemi ve yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla bu alanda ihtisaslaşmış şirketlerden destek hizmeti alımı da yapabilirler (EOYKT, m.13). Limited şirketlere Elektronik Toplantı Sistemi hizmetini sağlayacak olan bu şirketler de sağladıkları sistemin Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’e uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden birisine tespit ettirmek zorundadır. Hizmet sağlayıcı şirketler bu teknik raporu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın uygun görüşünü aldıktan sonra kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür(EOYKT, m.14/f.2). Yükümlülük yerine getirilmeden şirketler destek hizmeti veremez. Teknik raporun aynı işlemler tekrarlanarak iki yılda bir yenilenmesi zorunludur. Ancak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun daha kısa bir sürede de alınmasını isteyebilir(EOYKT, m.14/f.3).

 

Elektronik Müdürler Kurulu Toplantısı Kayıtlarını Saklama Yükümlülüğü

 

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak olan limited şirketler Elektronik Toplantı Sisteminde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür(EOYKT, m.11).

 

 

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu birden fazla müdürü bulunan limited şirketlerde müdürler kurulu toplantılarının fiziki ortam yanında elektronik ortam üzerinden yapılmasına da imkan tanımaktadır. Müdürler kurulu toplantına elektronik ortamda katılım fizikî katılım ile yanı hukukî sonuçları doğurmaktadır. Müdürler kurulu toplantılarına elektronik ortam üzerinden katılmaya imkan sağlayacak olan limited şirketlerde bu hususun şirket sözleşmesinde öngörülmüş olması, bu amaçla da Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’de belirtilen hükmün aynen şirket sözleşmesine aktarılması zorunludur.

 

Şirket sözleşmesine hüküm konulduktan sonra müdürler kurulu topAnayasa’yalantılarına isteyen müdürler Elektronik Toplantı Sistemi aracılığıyla elektronik ortamda katılabilirler. Müdürlerden herhangi birisinin toplantıya fiziken katılacağını beyan etmemesi halinde toplantı tamamen elektronik ortamda da yapılabilir. Müdürler kurulu toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak olan limited şirketler, hak sahiplerinin toplantılara elektronik ortamda katılıp, haklarını kullanabilmeleri amacıyla “Elektronik Toplantı Sisteminin TTK ve Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümlerine uygunluğunu tespit ettirip tescil ve ilan ettirmekle; TTK ve Tebliğ hükümlerine uygun olarak Elektronik Toplantı Sistemine ilişkin kullanım koşullarını internet sitesinde yayımlamakla; Elektronik Toplantı Sisteminde yaşanabilecek sorunlara ilişkin olarak Tebliğde öngörülen güvenlik kriterlerine ve teknik özelliklere uygun önlemleri almakla; Elektronik Toplantı Sistemini kendi kurduğu veya hizmet alımı yaptığı her iki durumda da tescili gerekli olan kararları MERSİS’e aktarmakla yükümlüdürler.

 

Ayrıca, online müdürler kurulu toplantısına ilişkin kayıtların, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerinin, elektronik ortamda on yıl süreyle saklanması gerekmektedir. TTK ile müdürler kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılmaya imkan sağlanmasının, özellikle yabancı sermayeli limited şirketlerde önemli bir sorunu çözüme kavuşturacağı düşünülmektedir.